法律文书批量生成技巧,你一分钟就能get到!

2017-02-11 12:16 周清泉律师 栏目:律师观点 评论(0) 查看(4,328)

温馨提示:不想看废话的朋友请直接移步分割线以下内容,当然多看废话或许有更多想法。

在日常业务处理过程中,某些场景不可避免的需要进行一些简单重复的工作,这些工作如果不掌握一定的技巧会浪费我们太多的时间,而当我们掌握相关技巧的时候这些问题就非常简单了。

最近在朋友圈中刚好看到了比较多关于提高工作效率的文章,此前在咱们天地人内部分享中,某大律师分享也分享了关于批量文书操作的技巧,但老实说只是有个大概的印象。而即将要处理业务中的确需要用到一些技巧,不然每天工作20个小时耶少了;于是我咨询某人,其中很多流程如果规模一大必须由专业的信息技术人员去处理(如大批量发送内容各不相同的短信、邮件等)。比如什么API、信道、服务器、线程、并发等等,那些词对于绝大多数法律人来讲宛如天书。

但是,其中有些工作我们自己就可以利用简单技巧极大提高效率,其中一个流程就刚好要用到文书批量生成技巧,前面也说了这个技巧在之前的内部分享中有资深律师分享过。这里按照我的理解图文分享下:

技能名称:

文书批量生成(不限法律文书)

应用场景示例:

如果某业务需要应用固定格式的文书,其中只有某些固定信息不相同(比如姓名和电话号码不同,而这些数据可能在某个数据源当中,比如一个excel文件中包含了姓名和电话号码及其他的个人信息),比如需要1000份这样内容并不完全一致的文书。

技巧选择:

最勤劳技巧:那就是一份份的填写,复制一次模版,然后再从excel中复制个人信息。这样如果手速快的也许一两天能做完吧,而且错误率也可能会很高。

最有逼技巧:跨界采用信息化手段,利用编程来解决;这样的技巧可以处理各种各样的需求,而且可以处理复杂逻辑;不管是office自带的vba还是其他的编程工具都可以来做。重点是,各位同仁会么?虽然大学咱们很多人也学过,但就那些皮毛能做么?更何况大多已经还给老师了,至少我就是这样的。

最现实技巧:利用我日常用到的工具,比如word、excel等,这些基本使用我们当然会,再了解新的功能模块当然也就更加容易了。

综上所述,我能选择的就是最后那个最现实技巧。下面就开始了,基础应用的时候,确实一分钟就能掌握。需要说明的是下面我操作的是office 2016 for mac版本的软件,各个不同版本软件操作上稍有不同,但原理一致;其中我家的电脑上的2003版本也可以实现。

首先有一个保存变量信息的excel文件和一个我们操作的word文件。

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其中,excel文件里面的一条数据就对应接下来的每一份文书,为了演示方面我们仅仅保留姓名和电话两个字段,实际业务的表格肯定有更多信息。

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以上就是包含了4条记录,也就是说我们接下来最多要生成4份模版一样的文书(实际肯定远不止4条,否则也就没什么意义了)。

接下来,打开word,新建一个模版,其中要填写变量内容的位置我们可以留空。如图:

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其中姓名和电话就是我们每份文书所不同内容的地方。接下来就是关键了,我们就是利用word的邮件合并功能来做解决这个问题。

=========分割线开始,以下才是重点=========

第一步:选择邮件——开始邮件合并——勾选信函(当然选择其他的也可以,如普通word文档)。

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第二步:导入个人资料数据,也就是前面的excel文件,类似打开文件一样。具体方法是,选择联系人——使用现有联系人——在弹出窗口中选择excel文件。

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第三步:至此数据已经导入到word中,接下来我们只需要把word文档编辑光标移到所需要变了位置,比如放在电话那里,然后在上面的插入合并域中选择对应的字段(如电话),插入即可。

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第四步:如果需要进行条件判断,我们可以在筛选收件人和规则中选择相应的规则(这里属于更加高级的应用,基础应用可以不用管,大家可以自己尝试,我试过了也非常简单的)。

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第五步:我们可以直接打印文档,也可以选择编辑单个文档,我们可以检查以及可能对特殊情况进行修复。

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至此,简单几步文书批量生成操作结束!需要说明的是,以上步骤只是一个演示,具体操作可以以不同的方式来进行,关键是利用邮件合并这个功能。

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